Ba quy tắc chung
Tờ khai viết bằng tiếng Anh, không viết tiếng Việt. Tuyệt đối không tẩy xóa. Chữ ký ở cuối tờ khai phải giống chữ ký trên hộ chiếu. Ảnh thẻ 3,5 × 4,5 cm, nền trắng, dán chắc vào khung trên tờ khai.
Thứ tự các mục
Mô phỏng đi theo đúng thứ tự trên form: ảnh thẻ, họ tên, ngày và nơi sinh, quốc tịch và số CCCD, thông tin hộ chiếu, số COE (chỉ áp dụng diện đoàn tụ, du học, lao động), mục đích và chuyến bay, nơi lưu trú tại Nhật, địa chỉ hiện tại, nghề nghiệp và nơi làm việc, người bảo lãnh và người mời, câu hỏi pháp lý, ngày khai và chữ ký.
Kiểm tra trước khi nộp
Đọc kỹ phần câu hỏi pháp lý; nếu chọn “Yes” ở bất kỳ câu nào, cần giải trình chi tiết. Giấy tờ hành chính như xác nhận việc làm, xác nhận cư trú nên cấp trong 03 tháng gần nhất. Giấy tờ tiếng Việt cần dịch sang tiếng Anh hoặc tiếng Nhật. Mỗi hồ sơ có thể có yêu cầu riêng; chuyên viên sẽ rà soát cùng bạn trước khi tiếp nhận.